Lt
Pradžia

Komunikacijos ir dokumentų skyriaus nuostatai

PATVIRTINTA
Lazdijų rajono savivaldybės
administracijos direktoriaus
2019 m. spalio 15 d.
įsakymu Nr. 10V-884

LAZDIJŲ RAJONO SAVIVALDYBĖS ADMINISTRACIJOS
KOMUNIKACIJOS IR DOKUMENTŲ SKYRIAUS VEIKLOS NUOSTATAI

I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS

1. Lazdijų rajono savivaldybės administracijos Komunikacijos ir dokumentų skyrius (toliau – Skyrius) yra Lazdijų rajono savivaldybės (toliau – savivaldybės) administracijos struktūrinis padalinys.
2. Skyriaus paskirtis – vykdyti visuomenės informavimą apie savivaldybę ir savivaldybės administraciją; formuoti savivaldybės ir savivaldybės administracijos įvaizdį; rengti savivaldybės tarybos posėdžius, užtikrinti sklandų savivaldybės mero, savivaldybės tarybos komitetų, savivaldybės tarybos narių, posėdžių, susitikimų darbą; organizuoti, kontroliuoti ir tobulinti savivaldybės ir savivaldybės administracijos dokumentų rengimą; vykdyti valstybinės kalbos vartojimo ir jos taisyklingumo kontrolės funkciją savivaldybės teritorijoje; tvarkyti savivaldybės administracijos ir likviduotų įmonių archyvus, administruoti savivaldybės įstaigų archyvus.
3. Skyrių steigia, reorganizuoja ir likviduoja savivaldybės taryba.
4. Skyriaus adresas: Vilniaus g. 1, 67106 Lazdijai.
5. Skyriaus išlaikymo išlaidos finansuojamos savivaldybės biudžeto lėšomis.
6. Savivaldybės administracija suteikia Skyriui naudotis jos veiklai būtinas patalpas, įrangą ir inventorių.
7. Skyrius tiesiogiai pavaldus savivaldybės administracijos direktoriui.
8. Skyriaus pareigybes bei darbuotojų tarnybinius atlyginimus, priedus, priemokas nustato savivaldybės administracijos direktorius.
9. Skyriaus vedėją ir kitus skyriaus darbuotojus į darbą priima ir atleidžia iš jo administracijos direktorius, teisės aktų nustatyta tvarka.
10. Skyrius savo veiklą organizuoja vadovaudamasis Lietuvos Respublikos Konstitucija, Lietuvos Respublikos vietos savivaldos įstatymu ir kitais Lietuvos Respublikos įstatymais, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimais, ministrų įsakymais, savivaldybės tarybos sprendimais, savivaldybės mero potvarkiais, savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymais, taip pat šiais nuostatais.
11. Skyrius turi apvalų antspaudą bei blankus su savivaldybės herbu ir Skyriaus pavadinimu.

II SKYRIUS
SKYRIAUS UŽDAVINIAI IR FUNKCIJOS

12. Skyriaus uždaviniai yra šie:
12.1. vykdyti teisingą ir operatyvų visuomenės informavimą apie savivaldybę ir savivaldybės administraciją, priimtus teisės aktus, savivaldybės teikiamas paslaugas;
12.2. formuoti savivaldybės ir savivaldybės administracijos įvaizdį, organizuoti savivaldybės vadovų ir darbuotojų, savivaldybės tarybos narių bendravimą su visuomene ir žiniasklaida;
12.3. rengti savivaldybės tarybos posėdžius;
12.4. užtikrinti sklandų savivaldybės mero, savivaldybės tarybos komitetų, savivaldybės tarybos narių ir numatytų komisijų pasitarimų, posėdžių, susitikimų darbą;
12.5. organizuoti, kontroliuoti ir tobulinti savivaldybės ir savivaldybės administracijos dokumentų rengimą;
12.6. užtikrinti gautų ir siunčiamųjų dokumentų kokybiškas ir operatyvias registracijos procedūras;
12.7. aptarnauti į savivaldybę besikreipiančius asmenis vieno langelio principu;
12.8. vykdyti valstybinę (valstybės perduotą savivaldybei) valstybinės kalbos vartojimo ir jos taisyklingumo kontrolės funkciją savivaldybės teritorijoje;
12.9. užtikrinti ir prižiūrėti savivaldybės administracinių ir viešųjų paslaugų teikimo aprašymų parengimą;
12.10. tvarkyti savivaldybės administracijos bei likviduotų įmonių archyvus, administruoti savivaldybės įstaigų archyvus.
13. Skyrius, vykdydamas jam pavestus uždavinius, atlieka šias funkcijas:
13.1. rengia ir teikia oficialią informaciją žiniasklaidai apie savivaldybės tarybos, jos komitetų, frakcijų, savivaldybės ir savivaldybės administracijos vadovų iniciatyvas ir jų įgyvendinimą, savivaldybės administracijos struktūrinių padalinių, savivaldybės įstaigų bei valdomų įmonių darbą, priimtus sprendimus ir teisės aktus, svarstomus aktualius klausimus, renginius, teikiamas paslaugas;
13.2. formuoja savivaldybės įvaizdį šalies ir tarptautiniu mastu, rengia bei įgyvendina savivaldybės komunikacijos strategiją;
13.3. organizuoja savivaldybės ir savivaldybės administracijos vadovų ir darbuotojų, savivaldybės tarybos bendravimą su visuomene ir žiniasklaida;
13.4. rengia savivaldybės ir savivaldybės administracijos vadovų pasisakymus, sveikinimus, pareiškimus;
13.5. įtraukia gyventojus į aktualių klausimų svarstymą, organizuoja gyventojų apklausas;
13.6. organizuoja vidines ir išorines komunikacijos iniciatyvas, savivaldybės komunikacijos kampanijas – akcijas, spaudos konferencijas, pristatymus, ir prireikus juose dalyvauja;
13.7. planuoja ir koordinuoja informacijos sklaidą skirtingais komunikacijos kanalais;
13.8. kaupia, sistemina, analizuoja ir apibendrina žiniasklaidoje skelbtą informaciją apie savivaldybės veiklą, kaupia nuotraukų archyvą, prireikus rengia prezentacijas;
13.9. rengia savivaldybės herbo ir prekių ženklo naudojimo tvarką, reikalingų dokumentų šablonus;
13.10. užtikrina savivaldybės gyventojų informavimą įvykus stichinėms nelaimėms, epidemijoms, atsitikus kitiems nenumatytiems kritiniams atvejams, susijusiems su savivaldybės tarybos ar savivaldybės administracijos veikla;
13.11. rengia savivaldybės mero darbotvarkę, atlieka asmenų prašymų, skundų ir pasiūlymų analizę ir kontroliuoja atsakymų į juos parengimą;
13.12. rengia savivaldybės tarybos posėdžius bei užtikrina jų viešumą: rengia darbotvarkių projektus, savivaldybės mero potvarkių dėl savivaldybės tarybos posėdžių sušaukimo projektus, registruoja savivaldybės tarybos sprendimų projektus, sprendimus, įdeda juos į posėdžių valdymo sistemą bei skelbia savivaldybės interneto svetainėje; informuoja savivaldybės tarybos narius, Vyriausybės atstovą Vilniaus ir Alytaus apskrityse ir visuomenę apie vyksiančius posėdžius;
13.13. rengia savivaldybės tarybos posėdžių, savivaldybės tarybos komitetų protokolus savivaldybės tarybos reglamento nustatyta tvarka;
13.14. protokoluoja numatytų savivaldybės tarybos sprendimu, mero potvarkiu ar savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymu sudarytų komisijų posėdžius;
13.15. tvarko savivaldybės tarybos narių darbo laiko apskaitą;
13.16. kompiuterinėse programose registruoja savivaldybės teisės aktus, juos archyvuoja elektroninėse laikmenose, teikia Teisės aktų registrui (norminius teisės aktus);
13.17. dokumentų valdymo sistemoje registruoja tiesiogiai, paštu, bendruoju elektroniniu savivaldybės paštu info@lazdijai.lt, per E. pristatymo informacinę sistemą gautus dokumentus, savivaldybės nemokama telefono linija gautus pranešimus; užrašo rezoliucijas ir pateikia jas patvirtinti savivaldybės ir administracijos vadovams;
13.18. dokumentų valdymo sistemoje registruoja savivaldybės ir savivaldybės administracijos sudaromų sutarčių projektus, sutartis, savivaldybės turto priėmimo-perdavimo aktus, sąskaitas, elektronines sąskaitas, kitus buhalterinius dokumentus, paraiškas savivaldybės administracijos skelbiamiems konkursams, per elektroninių paslaugų sistemą gautus prašymus ir persiunčia atsakingiems vykdytojams;
13.19. dokumentų valdymo sistemoje registruoja siunčiamus dokumentus ir juos išsiunčia adresatams;
13.20. kontroliuoja gautų dokumentų, prašymų bei skundų vykdymą, siekiant, kad atsakymai būtų išsiųsti iki nurodytos datos, informaciją apie atsakymų parengimo terminų laikymąsi pateikia savivaldybės administracijos vadovybei;
13.21. priima asmenis ir teikia jiems informaciją apie savivaldybės tarybos, savivaldybės ir savivaldybės administracijos vadovų bei darbuotojų veiklos sritis, priėmimo laiką. Išklauso asmenų žodinius prašymus, pareiškimus, pasiūlymus bei skundus, padeda užpildyti prašymus. Dokumentų valdymo sistemoje registruoja asmenų prašymus, skundus ir pasiūlymus, užrašo rezoliucijas ir pateikia savivaldybės ir administracijos vadovams jas patvirtinti;
13.22. aptarnauja asmenis telefonu: teikia informaciją, susijusią su savivaldybės administracijos teikiamomis paslaugomis, informuoja apie asmenų aptarnavimo savivaldybės administracijoje tvarką, struktūrą, darbo laiką, suteikia kitą reikiamą informaciją savivaldybės administracijos kompetencijos klausimais, registruoja asmenis priėmimui pas savivaldybės merą;
13.23. redaguoja savivaldybės administracijos ruošiamus dokumentus, taiso jų kalbą, derina ruošiamų teisės aktų dokumentų projektus, viešuosius užrašus, informaciją savivaldybės interneto svetainei;
13.24. kontroliuoja valstybinės kalbos vartojimą ir jos taisyklingumą savivaldybės teritorijoje esančių įstaigų, įmonių ir organizacijų reklamose, viešuosiuose užrašuose bei dokumentuose;
13.25. organizuoja savivaldybės administracijos archyvo bei likviduotų įmonių archyvo darbą teisės aktų nustatyta tvarka. Nustatytais terminais išduoda archyvines pažymas, skyrių užsakomų dokumentų kopijas, kasmet pagal grafiką priima saugoti skyrių ilgo ir nuolatinio saugojimo dokumentus, metų pabaigoje elektroninio archyvo informacinėje sistemoje paruošia savivaldybės dokumentacijos planą, plano patikslinimą, bylų registrą, konsultuoja savivaldybės įstaigų ir įmonių darbuotojus dokumentacijos plano sudarymo, tikslinimo bei kitais archyvų klausimais. Kasmet atrenka naikinti ir pateikia Kauno regioninio valstybės archyvo Alytaus filialui svarstyti savivaldybės administracijos dokumentų, kurių saugojimo terminas yra pasibaigęs, sąrašą. Organizuoja atrinktų bylų sunaikinimą;
13.26. prižiūri savivaldybės interneto svetainę: rengia administravimą ir informacijos jai teikimą reglamentuojančius teisės aktus, atnaujina informaciją skyriaus kompetencijai skirtais klausimais, pagal kompetenciją atsako į joje pateiktus klausimus, rengia informaciją savivaldybės interneto svetainės naujienoms, kontroliuoja, kad interneto svetainė būtų laiku atnaujinama, teikia siūlymus dėl interneto svetainės tobulinimo;
13.27. konsultuoja savivaldybės administracijos, savivaldybės įstaigų ir valdomų įmonių darbuotojus dokumentų rengimo ir valdymo, darbo dokumentų valdymo sistemoje, valstybinės kalbos vartojimo klausimais, rengia mokymus;
13.28. iniciuoja, organizuoja ir kontroliuoja savivaldybės ir savivaldybės administracijos dokumentų rengimo ir kitos veiklos procesų aprašymų parengimą bei atnaujinimą;
13.29. užtikrina ir prižiūri savivaldybės teikiamų administracinių ir viešųjų paslaugų teikimo aprašymų rengimą ir atnaujinimą laiku Viešųjų ir administracinių paslaugų stebėsenos ir analizės informacinėje sistemoje;
13.30. tobulina savivaldybės administracijos dokumentų valdymo sistemą, plečia jos funkcijas, siekiant užtikrinti operatyvų savivaldybės, savivaldybės administracijos dokumentų pateikimą vykdytojams ir adresatams, jų apskaitą, paiešką ir ataskaitų pagal aktualius savivaldybei kriterijus sudarymą;
13.31. daro dokumentų kopijas, išrašus, nuorašus, juos tvirtina;
13.32. aptarnauja svečius jų priėmimų savivaldybėje metu, savivaldybės tarybos narius – savivaldybės tarybos posėdžių metu;
13.33. rengia savivaldybės tarybos sprendimų, savivaldybės mero potvarkių, savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymų projektus ir kitus dokumentus, savivaldybės ir savivaldybės administracijos vardu sudaromų sutarčių projektus bei atlieka pasirašytų sutarčių vykdymo kontrolę;
13.34. prireikus pagal kompetenciją dalyvauja rengiant paraiškas Europos Sąjungos struktūrinių ir kitų fondų bei programų paramai gauti ir įgyvendinant projektus;
13.35. analizuoja teisės aktus, reglamentuojančius skyriaus kompetencijai priskirtas veiklos sritis, ir pagal poreikį inicijuoja savivaldybės teisės aktų pakeitimus;
13.36. vykdo kitas įstatymų ir teisės aktų nustatytas funkcijas.

III SKYRIUS
SKYRIAUS DARBO ORGANIZAVIMAS

14. Skyriui vadovauja vedėjas, kuris asmeniškai atsako už padaliniui numatytų uždavinių bei funkcijų įgyvendinimą, vidaus administravimą.
15. Skyrių sudaro Skyriaus vedėjas, valstybės tarnautojai bei darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartis.
16. Skyriaus vedėjas tiesiogiai pavaldus savivaldybės administracijos direktoriui, kiti Skyriaus valstybės tarnautojai bei darbuotojai, dirbantys pagal darbo sutartis, yra tiesiogiai pavaldūs Skyriaus vedėjui.
17. Skyriaus darbas organizuojamas vadovaujantis savivaldybės tarybos veiklos reglamentu, savivaldybės administracijos nuostatais, savivaldybės administracijos vidaus tvarkos taisyklėmis ir šiais nuostatais.
18. Skyriaus nuostatus, valstybės tarnautojų ir darbuotojų, dirbančių pagal darbo sutartis, pareigybių aprašymus tvirtina savivaldybės administracijos direktorius.
19. Skyriaus vedėjas darbą organizuoja taip, kad būtų pasiekti savivaldybės strateginiai tikslai.

IV SKYRIUS
SKYRIAUS TEISĖS

20. Skyrius turi teisę:
20.1. inicijuoti savivaldybės teisės aktų ir kitų dokumentų, susijusių su Skyriaus veikla, projektų rengimą;
20.2. gauti iš savivaldybės administracijos struktūrinių padalinių, pavaldžių įstaigų informaciją, reikalingą savo funkcijoms vykdyti;
20.3. teikti pasiūlymus savivaldybės vadovybei Skyriaus kompetencijai priskirtais klausimais;
20.4. įstatymų nustatyta tvarka teikti piliečiams informaciją apie Skyriaus darbą;
20.5. gauti reikalingą materialinį aprūpinimą ir turėti saugias darbo sąlygas Skyriaus funkcijoms įgyvendinti;
20.6. nuolat tobulinti Skyriaus specialistų kvalifikaciją;
20.7. Skyrius turi ir kitas, įstatymų bei kitų teisės aktų suteiktas, teises.

V SKYRIUS
SKYRIAUS ATSAKOMYBĖ

21. Skyrius atsako už:
21.1. Lietuvos Respublikos įstatymų, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimų ir kitų teisės aktų skyriaus veiklos klausimais vykdymą;
21.2. savivaldybės tarybos sprendimų, savivaldybės mero potvarkių, savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymų ir savivaldybės vadovų pavedimų vykdymą;
21.3. Skyriaus nuostatuose, pareigybių aprašymuose numatytų uždavinių bei funkcijų vykdymą;
21.4. kokybišką dokumentų rengimą bei pateikimą laiku;
21.5. tikslų bei operatyvų gautų dokumentų registravimą dokumentų valdymo sistemose, jų persiuntimą vykdytojams;
21.6. kokybišką, operatyvų ir mandagų asmenų aptarnavimą;
21.7. tinkamą patikėto turto naudojimą ir saugojimą.

Informacija atnaujinta 2021-04-19 22:14