Vyr. specialistė - Jurgita Vaitulionienė

SPECIALIEJI REIKALAVIMAI ŠIAS PAREIGAS EINANČIAM VALSTYBĖS TARNAUTOJUI

1. Turėti aukštąjį universitetinį ar jam prilygintą išsilavinimą, studijų sritis – humanitariniai arba socialiniai mokslai;

2. Turėti vienų metų darbo patirtį viešojo administravimo srityje;

3. Būti susipažinusiam su Lietuvos Respublikos Konstitucija, Lietuvos Respublikos vietos savivaldos įstatymu, Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatymu, Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymu, Lietuvos Respublikos teisės gauti informaciją iš valstybės ir savivaldybių institucijų ir įstaigų įstatymu, Dokumentų rengimo taisyklėmis, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis, Elektroninių dokumentų valdymo taisyklėmis ir kitais teisės aktais, kurių žinojimas pagal kompetenciją reikalingas vyriausiojo specialisto funkcijoms atlikti.

4. Mokėti:

4.1. dirbti dokumentų valdymo ir apskaitos sistema;

4.2. naudotis ryšių, kita telekomunikacijų bei dauginimo technika,

4.3. dirbti šiomis kompiuterinėmis programomis: MS Word, MS Excel, MS Power Point, MS Outlook, Internet Explorer,

4.4. valdyti, kaupti, sisteminti, apibendrinti informaciją ir rengti išvadas,

4.5. taikyti strateginio planavimo principus ir metodus;

5. Gebėti:

5.1. sklandžiai dėstyti mintis raštu ir žodžiu,

5.2. rengti rajono savivaldybės teisės aktų projektus ir kitus dokumentus,

6. Žinoti raštvedybos bei teisės aktų rengimo reikalavimus.

ŠIAS PAREIGAS EINANČIO VALSTYBĖS TARNAUTOJO FUNKCIJOS

1. Pagal kompetenciją aptarnauja savivaldybės administracijos klientus vieno langelio principu:

2.1. Priima gaunamus prašymus ir kitus dokumentus. Priimdamas prašymą, patikslina jo esmę, patikrina, ar pateikti visi dokumentai, kurių reikės sprendimui priimti, prireikus - prašo pateikti papildomus dokumentus, suteikia informaciją apie paslaugos teikimo procedūrą, informuoja asmenį,kada ir kaip (telefonu, paštu, elektroniniu paštu ar kita ryšių priemone) jam bus pranešta apie rūpimo klausimo išsprendimą;

2.2. Prašymus ir kitus dokumentus registruoja dokumentų valdymo sistemoje ir pagal savivaldybės, savivaldybės administracijos vadovų rezoliucijas perduoda konkretiems vykdytojams, kontroliuoja atsakymų į juos pateikimą per rezoliucijose nustatytus ar teisės aktais reglamentuotus terminus;

2.3. Išklauso interesantų žodinius prašymus, pareiškimus, pasiūlymus bei skundus (toliau – prašymai), registruoja juos, o jei prašymus galima išnagrinėti tuoj pat, nepažeidžiant asmenų ir savivaldybės interesų bei nefiksuojant prašymų rašytiniuose dokumentuose, atsako į juos pagal savo kompetenciją. Jei asmens prašymas yra susijęs su kito savivaldybės administracijos padalinio kompetencija, esant galimybei, iš karto pakviečia kompetentingą specialistą svarstomam klausimui išspręsti arba susitaria dėl kompetentingo specialisto ir interesanto susitikimo, pranešdamas tikslų priėmimo laiką bei vietą;

2.4. Aptarnauja savivaldybės nemokamos anoniminės informavimo linijos telefoną, gautus pranešimus registruoja dokumentų valdymo sistemoje (toliau – DVS) ir nukreipia juos savivaldybės merui;

2.5. Išduoda asmenims užpildyti reikiamus dokumentus, prireikus - padeda juos užpildyti;

2.6. Priima informaciją informacijos perdavimo priemonėmis (el. paštas, telefonas, faksas ir kt.), aptarnauja elektroninę „Verslo vartų“ pašto dėžutę, Lietuvos savivaldybių asociacijos dokumentų valdymo sistemą;

2.7. Jeigu asmenims rūpimo klausimo sprendimas neįeina į rajono savivaldybės administracijos kompetenciją, prašymą ir (ar) kitus dokumentus persiunčia nagrinėti kitai institucijai ir apie tai informuoja asmenis. Tuo atveju, kai nėra institucijos, kuri pagal savo kompetenciją turėtų nagrinėti prašymą ar skundą, prašymas ir (ar) kiti dokumentai grąžinamas asmeniui, nurodant grąžinimo priežastį;

3. Priima ir perduoda dokumentus ir laiškus, adresuotus savivaldybės kontrolės ir audito tarnybai;

4. Aptarnauja asmenis telefonu, suteikia prašomą informaciją, susijusią su savivaldybės administracijos teikiamomis paslaugomis, informuoja interesantus apie asmenų aptarnavimo savivaldybės administracijoje tvarką, struktūrą, darbo laiką, suteikia kitą reikiamą informaciją;

5. Formuoja savo veiklos dokumentų bylas pagal patvirtintą dokumentacijos planą, užtikrina jų saugumą ir nustatytais terminais atiduoda saugoti į archyvą, tvarko raštvedybą vadovaudamasis Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis;

6. Pavaduoja Dokumentų ir informacijos skyriaus vyriausiąjį specialistą (aptarnaujantį savivaldybės tarybą) jo atostogų, ligos, komandiruočių metu;

7. Rengia pagal kompetenciją savivaldybės tarybos sprendimų, savivaldybės mero potvarkių, savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymų projektus, kitus dokumentus;

8. Seka įstatymų ir kitų teisės aktų, susijusių su tarnautojo veiklos sritimi, pasikeitimus bei inicijuoja atitinkamų rajono savivaldybės teisės aktų pakeitimus;

9. Vykdo savivaldybės tarybos veiklos reglamento, savivaldybės administracijos nuostatų ir vidaus tvarkos taisyklių bei Dokumentų ir informacijos skyriaus nuostatų reikalavimus;

10. Dokumentų ir informacijos skyriaus vedėjo pavedimu nagrinėja asmenų pasiūlymus, prašymus, paklausimus bei skundus;

11. Atlieka asmenų aptarnavimo ir prašymų nagrinėjimo taikant vieno langelio principą kokybės analizę, gautų, siunčiamų bei kitų DVS registruose esančių dokumentų analizę, teikia pasiūlymus vieno langelio principo savivaldybės administracijoje tobulinimo klausimais;

12. Reguliariai Dokumentų ir informacijos skyriaus vedėjui teikia informaciją apie gautų dokumentų srautus, laiku neatsakytų dokumentų kiekį ir terminus;

13. Konsultuoja savivaldybės administracijos darbuotojus DVS naudojimo klausimais;

14. Administruoja DVS, teikia pasiūlymus jos optimizavimo klausimais;

15. Atsiradus teisės aktų pakeitimams, atnaujina su darbuotojo kompetencija susijusius administracinių paslaugų aprašymus;

16. Dalyvauja įgyvendinant savivaldybės strateginį plėtros planą, savivaldybės administracijos ir Dokumentų ir informacijos skyriaus metinius veiklos planus;

17. Rengia pagal kompetenciją savivaldybės tarybos sprendimų, savivaldybės mero potvarkių, savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymų projektus, kitus dokumentus;

18. Planuoja savo veiklą ir įgyvendina Dokumentų ir informacijos skyriaus vedėjo patvirtintą vyriausiojo specialisto metinį veiklos planą, rengia savo veiklos ataskaitas;

19. Įgyvendina Lietuvos Respublikos įstatymus, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimus, savivaldybės tarybos sprendimus, savivaldybės mero potvarkius, savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymus ir kitus teisės aktus, susijusius su šiame pareigybės aprašyme priskirtų funkcijų vykdymu;

20. Vykdo savivaldybės mero, savivaldybės administracijos direktoriaus ir Dokumentų ir informacijos skyriaus vedėjo kitus su skyriaus funkcijomis susijusius nenuolatinio pobūdžio pavedimus tam, kad būtų pasiekti strateginiai savivaldybės tikslai.